Dünya Gazetesi ERP&CRM Eki

ERP'de Önemli Soru: Şirketler Değişmeye Ne Derece İstekli

Şirketlerin özellikler ERP projeleri geliştirirken nelere dikkat etmeleri gerektiği konusunda açıklamalarda bulunan Nebim Yönetim Kurulu Üyesi Murat Demiroğlu'nun bu konudaki ilk tavsiyesi; bu projelere bilişim projeleri olarak değil, kurumsal gelişim projeleri olarak yaklaşılması gerektiği yönünde.

"Bunun için firmanın yönetim ekibinin daha kurumsal bir organizasyona dönüşme vizyonunu bir gereklilik olarak benimsemiş olması ve projeyi bu anlayışla teknoloji ve hizmet sağlayıcı şirket seçiminden canlı kullanım sonrasına kadar tüm safhalarda aktif olarak desteklemesi gerekiyor." diyen Demiroğlu; firmaların proje hedeflerini, kapsamını, önceliklerini ve safhalarını belirlerken bazı dengeleri baştan doğru kurmaları önemli olduğuna vurgu yapıyor. Bu durumda şirketler değişmeye ne derece istekli olduğu ile kurum kültüründeki eski alışkanlıklarından vazgeçmeye ne derece hazır olduklarını da sorgulamalılar. Demiroğlu "Eskiden beri yürürlükte olan süreçleri silip atmak sakıncalı olabileceği gibi, rekabetin de uyguladığı başarılı örneklerden yararlanacak değişimlerden kaçınmak da firmaya zarar verebilecektir."diyor ve e-fatura, e-defter ile başlayan dönüşüm açısından konuyu şöyle değerlendiriyor: e- Fatura ve e-Defter önümüzdeki yıl e-arşiv gibi bazı yenilikler zorunluluk haline geleceği için bu maddelerin proje kapsamında yer alıp almayacakları ve hangi önceliklerle hayata geçirilmeleri gerektiği zaten bellidir. Ancak; ERP projesi kapsamında lojistik ile ilgili süreçlerin firma bünyesinden çıkarılıp başka bir firmaya outsource edilmesi, satışın e-ticaret ve mağazalarda çok kanallı olarak yönetilebilmesi veya CRM odaklı müşteri sadakat yönetimi süreçlerine geçiş gibi konularda riskleri değerlendirmek ve proje öncelikleri ile ilgili kararları doğru almak kolay olmayabilir. ERP projesi kapsamında bazı iş süreçleri değişecek, belki bazı departmanlar birleşecek, yeni birimler ve iş süreçleri düzenlenebilecektir. Hatta bu dönüşüm; sadece şirket içi organizasyon değişiklikleri ile sınırlı kalmayıp, aynı zamanda firmanın birlikte çalıştığı tedarikçileri, iş ortakları ve hatta müşterileri bile bu değişimden etkilenebileceklerdir.

Proje Ekibi Oluşturulmalı

ERP projesi planlayan şirketler için bir sonraki adım avantajları ve dezavantajları bir arada değerlendirerek kararların hızlı bir şekilde alınabileceği bir çalışma ortamının oluşturulması, eski süreçlerden yenilerine geçişte süreci baştan sona yönetebilecek bir proje ekibinin kurulması ve yönetim kadrosunun firma içinde kurumsal gelişim projesi ile ilgili bilinci oluşturması, projenin başarısı için en önemli unsurların başında geldiğine değinen Demiroğlu, bu üç unsurun ERP'nin başarısı için önemli olduğunu belirtiyor. Bundan sonra atılacak en önemli adım ise elbette ERP üreticisinin ve hizmet sağlayıcısının iyi seçilebilmesi. Demiroğlu; ERP üreticisinin ve hizmet sağlayıcısının sektörel deneyimlerinin yüksek olması, yazılımın yerel pazar gereksinimlerine göre devamlı gelişmesi ve firmanın birlikte çalıştığı tedarikçiler ve iş ortaklarından oluşan ekosistem tarafından da yaygın olarak benimsenen bir çözüm seçmesinin önemine de değiniyor.

ERP projesinden gerekli verimin alınabilmesi için yapılması gerekenleri ise Demiroğlu şu şekilde sıralıyor; Firmaların ERP'den alacakları verimi artırabilmeleri için öncelikle kendilerine uygun bir yol haritası oluşturmaları önemlidir. ERP geçişi; proje öncesi ihtiyaçların analiz edildiği bir hazırlık sürecini, bu analiz doğrultusunda belirlenecek ERP seçimini, kurulum sürecini, canlı kullanıma geçiş ve uzun vadeli destek gibi evreleri kapsamaktadır. Bazı proje safhaları ERP canlı kullanıma alındıktan sonraki dönemde de yürütülebilir. Pek çok önemli evresi bulunan ERP projeleri için seçim yapılırken yalnızca günlük ihtiyaçlar göz önünde bulundurulmamalı, ileride doğabilecek ihtiyaçları da karşılayabilecek bir yapı seçilmelidir. Bundan dolayı, çözümün ölçeklenebilirliği ve altyapısı incelenmeli, ERP sağlayan firmanın uzun vadeli desteği göz önünde bulundurulmalıdır.

Her safhada dikkat edilmesi gereken farklı hususlar öne çıkmaktadır. Örneğin teknoloji ve hizmet sağlayıcı seçiminde kurumların kendi ihtiyaçlarını belirlemeleri, mevcut iş süreçlerini de göz önünde bulundurarak bir analiz yapmaları ve kendi sektörlerinde deneyimli hizmet sağlayıcılar ile işbirliği yapmaları önemlidir. Daha sonra projeye başlarken ise; anahtar kullanıcıların zamanlarını ERP projesine ayırmalarını sağlayacak bir ortamın hazırlanması, proje ekibinin günlük operasyonlar devam ederken bir yandan da ERP proje toplantılarına zaman ayırabilmeleri ve eski süreçlerden yenilerine geçişi yönetebilecekleri bir konsantrasyon ile çalışmaları, projenin daha sonraki verimi açısından önemlidir.

Demiroğlu proje sürecinde yapılması gerekenleri şu şekilde anlatıyor; Projenin devamında; ERP sağlayıcısı ile kurum içerisindeki çalışanların düzenli iletişimi dikkate alınmalıdır. Canlı kullanıma geçişin zamanlaması, bu süreçte nelerin ve neden değişeceği, beklenen faydaların ne olacağı gibi pek çok bilginin netleştirilmesi ve kurum içinde bu bilincin oluşturulması gereklidir. Proje süresince; ERP sağlayıcı ile birlikte ortak proje planının düzenli olarak izlenmesi, kilometre taşlarına zamanında erişileceğinin monitör edilmesi, olası gecikmeler ile ilgili erken uyarı mekanizmalarının yürürlüğe konması ve bu sayede proje risklerinin yönetilmesi ERP'den alınacak verim açısından önemlidir.

Canlıya geçiş öncesi odaklanılması gereken en önemli hususlar ise baştan sona süreç testleri ve kullanıcı eğitimleridir. Canlı kullanıma geçişten sonraki safhalarda, bir yandan destek süreçleri yürürlüğe alınmalı, öte yandan da iş zekası uygulamaları gibi verim artırıcı tamamlayıcı çözümlerin uyarlanmasına başlanmalıdır. Kurum içerisindeki personel değişiklikleri ile birlikte kurumsal hafızanın kaybolmasını engellemek için dokümantasyon eksiklikleri kapatılmalı ve ileride firma bünyesine katılacak yeni personelin ERP'de çalıştırılan iş süreçleri ile ilgili eğitimlerini sağlamak için gereken süreçler de yürürlüğe alınmalıdır.

Kurumlarda ERP'ye geçiş süreci, önemli bir değişim ve dönüşüm sürecidir. Yönetimin ERP projesini bir kurumsal gelişim süreci olarak algılaması, değişimi yönetmesi ve kurumsal gelişim vizyonunu şirket kadrosuna benimsetmesi, verimin sağlanması için en önemli hususlardır.

Demo Talebi

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.